Pedido de Eventos

Confira, nesta página, todas as informações que você precisa para que o seu evento seja um sucesso!

Ao final, preencha o formulário de solicitação.

Queremos fazer o melhor, mas, para isso, precisamos da sua parceria!

"Tudo o que fizerem, façam de todo o coração, como para o Senhor, e não para os homens."
COLOSSENSES 3:23

Por que organizar a Área de Eventos?

Visando o avanço do Reino, a AF está em constante expansão, tanto internamente (promovendo encontros edificantes), quanto externamente (abertura de novas filiais).

A AF tem uma agenda de eventos bastante intensa e, por esse motivo, existe a necessidade de uma maior organização em relação à área de eventos e um acompanhamento mais específico para que não haja gastos além do necessário e otimização do time de comunicação.

Comunicação do Evento

Para que um evento aconteça, alguns passos são necessários. Conheça a seguir:

PASSO 1 | Registrar na Agenda Oficial | Tijuca

  • Rose e a Júnia são as responsáveis pela agenda da igreja. Todas as inclusões, remoções e alterações que precisam ser feitas na agenda devem ser solicitadas a uma delas.

PASSO 2 | Início do Processo de Criativo

  • Depois da inclusão do evento na agenda, Maju fará contato com o responsável pelo evento 12 semanas antes da data do evento e enviará o briefing para nossa criação. Importante: alguns eventos podem precisar de mais tempo, dependendo da proporção dele.
  • O evento está sujeito à aprovação e tudo que for solicitado e combinado ficará registrado em uma ATA de Reuniões separada por ministérios NESTA PASTA
  • Neste contato, será enviado o formulário de eventos, que inclui uma aplicação do método 5W2H, entre outras perguntas. Você também pode acessar aqui o LINK DO FORMULÁRIO e VÍDEO EXPLICATIVO 5W2H.
  • Caso o evento tenha produção de material e precise de aprovação financeira, você precisa enviar um e-mail para admin@academiadafe.com.br .Você também pode usar esta planilha modelo para simular os custos e apresentar o projeto, caso seja necessário. LINK DA PLANILHA

PASSO 3 | Aprovação com a Administração e Produção de Material

  • Após aprovação financeira do ADMIN, os materiais criativos serão enviados para o solicitante aprovar.
  • Uma vez aprovados, caso precisem ser impressos, serão enviados para a produção.
  • Edinho fica responsável por enviar material para gráfica ou mandar produzir o que for necessário junto aos fornecedores. Ele também acompanhará a entrega  do material para o responsável do evento, dentro do prazo combinado.

Planejamento & Promoção

Os eventos entram no AF News 15 dias (2 semanas) antes de acontecer. 

Caso haja venda de ingresso, ele será divulgado 21 dias antes (3 semanas), pois, no caso de venda com boleto, é necessário ter um prazo maior em função das regras de compensação da plataforma Eventbrite. 

CRONOGRAMA

Semana 12

  • Contato Maju e preenchimento do formulário.

Semana 11

  • Aprovação ADMIN /Financeiro, caso necessário.

Semana 10 e 9

  • Criação do conceito e peças de divulgação. Se precisar de aprovação do ADMIN, só inicia esta etapa criativa após a aprovação.

Semana 8

  • Retorno do ministério com ajustes, se necessário, e aprovação dos materiais criativos.

Semana 7

  • Preparação dos arquivos e envio para produção.

Semana 6 e 5

  • Produção dos materiais e recebimento.

Semana 4

  • Envio dos materiais para as unidades, caso necessário, ou o evento seja global.

Semana 3

  • Gravação do AF News. Caso tenha venda de ingresso, a gravação AF News pula para semana 5.
  • Nesta semana, promovemos a venda de ingresso.

Semana 2

  • Pré Pré Lançamento (PPL)
  • 1 post 15 dias antes do evento e outro 10 dias.
  • Caso tenha venda de ingresso, isso pula para semana 4 e mantemos as publicações apontando para o evento.

Semana 1 

  • Pré lançamento (PL) e Lançamento (que é o dia do evento).
  • 3 a 7 posts, 5, 3, 2, 1 dia antes do evento e no dia do evento. 

Debriefing

  • Na reunião de debriefing, fazemos a avaliação dos pontos fortes e fracos do evento, de forma a melhorar numa próxima edição.
  • Vamos eleger alguns eventos para fazer este processo.
  • Tudo ficará registrado em uma ATA de Debriefing por ministérios NESTA PASTA.

Com esse processo entendido e em acordo, com certeza, teremos eventos muito melhores. O planejamento e a execução andando juntos nos dará tranquilidade e a chance de fazer evoluir sempre!

Agora, preencha o formulário com as informações do seu evento.

ATENÇÃO: é muito importante que você tenha entendido o nosso processo e os prazos. Tendo a sua parceria, sempre vamos fazer um evento incrível!